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Politique de confidentialité 

 

1-     Quelles données collectons - nous ?

Pour fournir ses services, Servipay a besoin de collecter et de traiter des informations vous concernant. Les données que nous collectons dépendent du contexte de vos interactions avec Servipay et des choix que vous faites, y compris les services qui vous sont fournis.

Notez que vous pouvez choisir les données que vous nous autorisez à collecter. Lorsque vous êtes invité à fournir des données personnelles, vous pouvez refuser. Si vous choisissez de ne pas fournir les données nécessaires pour fournir le service, nous pourrions ne pas être en mesure de fournir le service.

 

2-     Catégories de données traitées

Les données que nous collectons et traitons peuvent inclure les éléments suivants, mais sans s'y limiter :

  • Données d'identification : nous collectons des données vous concernant telles que vos nom et prénom, adresse        e-mail, adresse postale, numéro de téléphone et autres données de contact similaires, date et lieu de naissance, sexe, pays et langue préférée ;

  • Données d'identification électronique : nous utilisons des cookies pour collecter des données sur la façon dont vous utilisez notre site Web et consultez nos e-mails marketing. Cela peut inclure, par exemple, des informations sur les pages du site Web Servipay que vous avez visitées, combien de temps vous y êtes resté ou sur quels éléments vous avez cliqué ;

  • Coordonnées professionnelles : nous recueillons des données vous concernant, telles que la fonction, l'intitulé du poste, le service, le nom de l'organisation, la taille et l'emplacement, et si vous agissez ou non pour le compte d'un client ;

  • Informations financières : nous collectons vos informations financières, telles que les informations de compte financier, si nécessaire pour accepter un paiement ou remplir des obligations contractuelles ou à des fins connexes ;

  • Informations contractuelles : toute information fournie par la personne concernée permettant à Servipay d'exécuter ses obligations contractuelles.

En plus des catégories de données mentionnées ci-dessus, Servipay garantit que, sauf dans la mesure limitée qui peut être nécessaire dans le cadre de l'emploi et dans le cadre de l'exécution d'un contrat avec un client, nous ne demandons ni ne collectons des catégories particulières de données (c'est-à-dire , des informations personnelles précisant les infractions pénales/condamnations, les conditions médicales ou de santé, les données biométriques ou génétiques, l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l'appartenance syndicale ou des informations précisant la vie sexuelle de l'individu).

 

Nous vous invitons également consulter la section RH.

 

 

3-      Comment collections-nous vos données ?

Cet avis de confidentialité s'applique aux données personnelles, qui sont des informations que Servipay recueille auprès de vous et d'autres tiers et qui vous identifient spécifiquement en tant qu'individu. Servipay peut collecter vos données personnelles de différentes manières.

Nous collectons vos données personnelles lorsque vous consentez à l'utilisation de différentes catégories de cookies en visitant notre site internet. Les cookies sont de petits morceaux de texte qui sont téléchargés sur votre ordinateur ou d'autres appareils compatibles Internet lorsque vous visitez un site Web. Ils permettent à Servipay de collecter des informations relatives à l'utilisation d'un site Web dans le but d'améliorer l'expérience globale de l'utilisateur.

Les cookies peuvent être classés de deux manières différentes, par « durée de vie » et par « domaine ». Il existe deux types de cookies classés par durée de vie :

  • Les cookies de session, qui sont supprimés une fois le navigateur fermé et ne sont donc pas enregistrés sur l'appareil de l'utilisateur.

  • Cookies persistants qui restent stockés sur le terminal de l'utilisateur pendant une certaine durée. Ils ne sont pas automatiquement effacés. Votre navigateur renvoie ces cookies au site Web chaque fois que vous le visitez à nouveau, afin qu'il puisse se souvenir de vos préférences et personnaliser ce que vous voyez à l'écran.

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En ce qui concerne le domaine, une distinction est faite entre :

  • Les cookies propriétaires qui sont des cookies définis par le site Web que vous visitez. Aucun autre site Web ne peut les lire.

  • Les cookies tiers qui sont définis par les sites Web lorsqu'ils utilisent des services externes, qui déposent leurs propres cookies.

 

4-    Mode de collecte des données

En visitant notre site internet et en acceptant l'utilisation de certaines catégories de cookies, certaines données peuvent nous être transmises (ces données dépendront des catégories de cookies qui auront été acceptées). Cependant, quels que soient les cookies que vous avez consentis à utiliser, toutes les données transmises sont anonymisées.

Données personnelles que nous collectons lorsque vous faites affaire avec Servipay : nous pouvons collecter et traiter vos données lorsque vous faites affaire avec nous. "Données personnelles" désigne les informations relatives à une personne physique identifiée ou identifiable que Servipay reçoit au nom du client lui-même. Des exemples de catégories de ces données personnelles peuvent être trouvés dans la section précédente.

Données personnelles que nous obtenons d'autres sources : nous pouvons également obtenir périodiquement des informations personnelles et non personnelles vous concernant auprès des filiales, sociétés affiliées, partenaires commerciaux de Servipay ou d'autres sources tierces lorsqu'ils sont légalement autorisés à partager ces informations avec nous, et les ajouter aux informations que nous détenons déjà sur vous, telles que, mais sans s'y limiter :

  • Informations sur l'adresse commerciale mises à jour ;

  • Données d'identification ;

  • L'information financière;

  • Informations contractuelles.

 

Données personnelles que nous collectons lorsque vous postulez en ligne pour un emploi : 

merci de vous référer à la rubrique RH.

 

5-     Finalité de la collecte, de l’utilisation et du traitement des données personnelles

Pour qu'un traitement de données personnelles soit conforme au Règlement Général sur la Protection des Données (le « RGPD »), une base légale doit être identifiée préalablement à sa mise en œuvre.

Nous utilisons ou pouvons utiliser vos données personnelles aux fins suivantes (ou autrement décrites au point de collecte) conformément à la base légale en vertu du RGPD :

  • Pour vous fournir le service que vous avez demandé ;

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Le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat avec la personne concernée.

  • Pour vous fournir des informations, un accès à des ressources ou d'autres services que vous nous avez demandés au nom de votre organisation ;

​​

Le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat avec la personne concernée.

  • Pour vous envoyer des communications liées au service client (marketing) ;

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Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement.

  • Pour traiter les communications que vous envoyez à Servipay et répondre à vos questions, demandes et réclamations ;

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Le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie ou pour prendre des mesures à la demande de la personne concernée avant la conclusion d'un contrat ;

Le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale.

  • Pour remplir nos obligations légales, notamment en ce qui concerne AML/KYC/ MAR ;

​​

Le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale.

  • Pour mener à bien le processus de recrutement ;

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Le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie ou pour prendre des mesures à la demande de la personne concernée avant la conclusion d'un contrat.

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  • Promouvoir nos événements et conférences via des photos et vidéos diffusées sur nos réseaux sociaux ;

Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers.

  • Gérer l'infrastructure et les opérations commerciales de Servipay et se conformer aux politiques et procédures internes ;

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Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers.

  • Pour se conformer à toutes les règles, lois et réglementations, codes de pratique ou directives applicables ou pour aider à l'application de la loi et aux enquêtes par les autorités compétentes.

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Le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale.

Nous pouvons vous contacter par courrier, téléphone, fax, vidéoconférence, e-mail ou autre service de messagerie électronique pour vous informer d'événements spéciaux, de nouvelles fonctionnalités ou d'autres informations susceptibles de vous intéresser conformément à votre interaction avec Servipay. Lorsque la loi applicable l'exige, votre consentement préalable sera obtenu avant de vous envoyer du marketing direct et vous pouvez vous opposer ou refuser de recevoir des messages marketing de Servipay. 

Servipay ne vend, ne loue ou ne loue en aucun cas vos informations à des tiers.

 

6-     Partage de vos donnée personnelles

 

Servipay partage vos données personnelles si nécessaire pour rendre tout service que vous avez demandé ou autorisé. 

Servipay peut également partager vos données personnelles avec votre consentement notamment aux fins suivantes :

  • Recrutement ;

  • AML/KYC (tiers à savoir notaires, domiciliataires et banques, acquéreur).

 

7-     Divulgation de vos données personnelles

  • Prestataires de services : nous pouvons divulguer/transférer vos données à des tiers que nous référons en tant que prestataires de services uniquement dans la mesure nécessaire pour permettre à ces prestataires de services de fournir des services à Servipay et de nous aider à vous fournir des services. La politique de Servipay est de maintenir des contrats avec tous les tiers avec lesquels nous divulguons/transférons des informations personnelles qui restreignent leur accès, leur utilisation et leur divulgation de données personnelles. Les fournisseurs de services doivent, en fait, respecter nos exigences en matière de confidentialité et de sécurité des données et ne sont pas autorisés à utiliser les données personnelles qu'ils reçoivent de nous à d'autres fins.

  • Tiers : nous pouvons divulguer/transférer vos données à des tiers tels que l'administration et les autorités publiques, les institutions bancaires, les notaires, les domiciliataires et aux conseillers professionnels et auditeurs de Servipay.

  • Sociétés affiliées/succursales/filiales : nous pouvons divulguer/transférer vos données, comme prévu dans nos conditions générales, à d'autres sociétés détenues ou contrôlées en commun avec Servipay qui traiteront vos informations conformément à la présente politique de confidentialité.

  • Sûreté, sécurité et conformité avec la loi : nous accéderons, transférerons, divulguerons et conserverons les données personnelles pour nous conformer à la loi applicable ou répondre à des citations à comparaître, des ordonnances judiciaires ou toute autre procédure judiciaire valide, pour des raisons liées à la sécurité nationale, pour nous défendre contre des réclamations légales, pour protéger les droits et la sécurité de Servipay, des clients, des employés de Servipay ou d'autres personnes. Cela peut impliquer le partage de vos données avec les forces de l'ordre, les agences gouvernementales, les tribunaux et d'autres organisations. 

  • Consentement : nous pouvons partager vos données d'autres manières et à de nouvelles fins si vous nous l'avez demandé et avez consenti à ce partage.

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Les destinataires peuvent être situés à l'intérieur ou à l'extérieur de l'Union européenne. Vos données personnelles ne seront transférées vers aucun pays situé en dehors de l'Union européenne n'offrant pas un niveau de protection équivalent, sauf si :

  • Vous nous avez donné l'autorisation préalable de le faire ;

  • Si des mesures spécifiques, telles que des clauses contractuelles types (SCC), ont été signées, ou si les entreprises concernées ont adopté des règles d'entreprise contraignantes, garantissant que les dispositions de la loi applicable en matière de protection des données ont été respectées.


 

Lorsque des données personnelles sont transférées/divulguées aux sociétés affiliées/succursales/filiales de Servipay, ce transfert est basé sur des mesures spécifiques, en particulier les clauses types émises par la Commission européenne en ce qui concerne le transfert de données personnelles en dehors de l'Union européenne.

Si vous souhaitez consulter cette dernière, veuillez nous en informer en nous contactant aux coordonnées fournies dans la section « COMMENT NOUS CONTACTER » de la présente politique.

 

8-     Accès aux données personnelles

Servipay veille à ce que vous puissiez exercer vos droits à tout moment. Servipay traitera toute demande dans la limite de ses moyens techniques et organisationnels.

Ceux-ci inclus :

Droit d'accès à vos informations personnelles : si vous souhaitez consulter les données que nous détenons, collectons et traitons à votre sujet, veuillez-nous en informer en nous contactant aux coordonnées fournies dans la section « COMMENT NOUS CONTACTER » de cette politique.

Droit de rectification : si les données que nous détenons, collectons et traitons à votre sujet sont inexactes ou incomplètes, vous avez le droit de mettre à jour ces données à tout moment en nous contactant aux coordonnées fournies dans la section « COMMENT NOUS CONTACTER » de cette politique.

Droit à l'effacement : si, à tout moment, vous décidez que vous ne souhaitez pas que nous conservions les données personnelles que nous avons collectées auprès de vous, vous pouvez demander que nous supprimions vos données en nous contactant aux coordonnées fournies dans la section « COMMENT NOUS CONTACTER » de cette politique. Nous prendrons des mesures raisonnables pour répondre à votre demande conformément aux lois applicables.

 Droit à la limitation du traitement : si vous souhaitez exercer ce droit, veuillez nous contacter aux coordonnées fournies dans la section « COMMENT NOUS CONTACTER » de cette politique. Vous ne devriez obtenir le droit de restreindre le traitement que si cela est conforme aux lois applicables.

Droit d'opposition : si vous souhaitez exercer ce droit, contactez-nous aux coordonnées fournies dans la section « COMMENT NOUS CONTACTER » de la présente politique. Nous examinerons votre objection et nous nous y conformerons à moins que nous ayons un motif légitime impérieux tel que permis par la loi applicable.

Droit à la portabilité des données : vous pouvez avoir le droit de faire transmettre vos données personnelles directement de notre part à un autre responsable du traitement uniquement lorsque vous nous avez demandé de le faire et que vous avez consenti à un tel partage, et lorsque cela est techniquement possible. Si vous souhaitez exercer ce droit, veuillez nous contacter aux coordonnées fournies dans la section « COMMENT NOUS CONTACTER » de cette politique.

Droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle : vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale pour la Protection des Données (la « CNPD »), si vous estimez que vos données sont traitées de manière non conforme avec le RGPD.

 

Veuillez noter que ces droits ne sont pas toujours absolus et qu'il peut y avoir des situations dans lesquelles, techniquement ou légalement, Servipay peut ne pas être en mesure de répondre à votre demande.

 

9-      Comment nous protégeons vos données ?

Servipay reconnaît votre confiance et s'engage à protéger les données que vous nous fournissez. 

Serviapay accorde une attention particulière à l'éthique du travail à domicile. Nous évitons toute copie papier à emporter à la maison et exigeons de nos employés que toute tâche nécessitant l'utilisation de copies papier soit effectuée depuis le bureau. 

Nous maintenons des mesures de sécurité organisationnelles, physiques et techniques appropriées (y compris en ce qui concerne le personnel, les installations, le matériel et les logiciels, le stockage et les réseaux, les contrôles d'accès, la surveillance et la journalisation, la détection des vulnérabilités et des violations, la réponse aux incidents, le cryptage des données personnelles) pour se protéger contre l'accès non autorisé ou accidentel, la perte, l'altération, la divulgation ou la destruction des données personnelles.

 

10-      Notification de violation de données personnelles

Servipay informera son client de toute violation de données personnelles par Servipay, ses sous-traitants ou tout autre tiers agissant au nom de Servipay dans les meilleurs délais, uniquement lorsque la violation de données personnelles est susceptible d'entraîner un risque élevé pour les droits et libertés du client.

 

11-      Durée de conservation des données personnelles

Servipay ne conservera vos données personnelles que :

  • Aussi longtemps que cela est nécessaire pour le but ou les buts auxquels il a été destiné ;

  • Aux fins d'exécution ou de réalisation d'une obligation contractuelle avec vous ou l'organisation que vous représentez et, par conséquent, à des fins commerciales légitimes ;

  • Aussi longtemps que la loi l'exige ou le permet.

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12-      Ce que nous attendons de vous 

Nous attendons de vous que vous nous informiez par écrit et dans les meilleurs délais de toute modification des informations que vous nous avez fournies, afin que nous puissions les tenir à jour.

Si vous nous fournissez des informations personnelles ne vous concernant pas (par exemple, des informations sur vos représentants respectifs, les membres du personnel et les agents, les bénéficiaires effectifs, les actionnaires, etc. ou sur tout tiers), vous devez d'abord les en informer et vous assurer qu'ils reconnaissent que nous pouvons utiliser ces informations comme indiqué dans cette politique de confidentialité. Vous devez notamment leur fournir les informations relatives à leurs droits en tant que personnes concernées. Nous supposons que ces tiers sont informés du traitement de toute information personnelle les concernant que nous pouvons effectuer et de la divulgation de ceux-ci à des tiers et pays tels que décrits dans les présentes et que, dans la mesure nécessaire, vous avez obtenu ces données consentement écrit préalable des sujets.

13-      Modification de cette politique de données personnelles

Nous nous réservons le droit de modifier cette politique de confidentialité de temps à autre pour refléter les changements apportés à la loi, à notre collecte de données et aux pratiques utilisées, et pour nous assurer qu'elle est exacte, complète et à jour*. Il vous est conseillé de vérifier cette politique de confidentialité de temps à autre.

*Dernière mise à jour le 29/03/2024

 

14-       Comment nous contacter ?

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant notre utilisation de vos informations ou concernant notre politique de confidentialité, vous pouvez nous contacter en envoyant un e-mail à dpo@servipay.eu ou en nous écrivant à :

Servipay

À l'attention du Data Protection Officer.

4, rue de Luxembourg

L-3360 LEUDELANGE

 

 

15-        Ressources humaines et demandes d’emploi


Données personnelles que nous collectons lorsque vous postulez en ligne pour un emploi : vous pouvez soumettre des données personnelles via l'utilisation de notre site Web pour être considéré pour un emploi chez Servipay. Ces informations comprennent, entre autres, votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail, votre expérience, votre formation, vos compétences professionnelles et d'autres informations contenues dans votre curriculum vitae (CV) et/ou votre lettre de motivation. Servipay utilise ces données uniquement pour l'examen de votre candidature à un emploi, pour communiquer avec vous et pour générer la correspondance connexe, y compris les lettres d'offre et les contrats de travail. Ces données peuvent également être utilisées, sous réserve des lois locales applicables, pour effectuer les vérifications d'antécédents nécessaires à des fins de conformité et à d'autres fins liées à l'emploi (y compris l'évaluation de votre profil en vue de la conclusion d'un contrat de travail potentiel, dans la mesure permise par les lois applicables et règlements). Enfin, Servipay ne conserve ces données qu'aussi longtemps que nécessaire pour traiter votre demande d'emploi et toute question pouvant survenir concernant le traitement de votre candidature.

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